SECTION 1 REFERENCES
La présente procédure est établie conformément aux dispositions prévues par les références ci-après :
Experiential Learning Policy
SECTION 2 OBJECTIF
2.1 La présente procédure vise à fournir des directives pour le bon fonctionnement des student
opportunities à l’Université Mohammed VI Polytechnique (UM6P).
2.2 Cette procédure officialise la stratégie mise en place en termes de student opportunities. Elle vise également à établir un processus standardisé pour la sélection, l’exécution et l’indemnisation des student opportunities.
SECTION 3 CHAMP D’APPLICATION
3.1 Cette procédure s’applique à tous les étudiants de l’UM6P quel que soit le campus (à l’exception des doctorants), pour toutes les missions proposées en interne ou en externe. Les student opportunities en externe correspondent à des missions proposées par des partenaires externes à l’UM6P.
SECTION 4 DEFINITIONS
4.1 Étudiant : toute personne inscrite ou participant à un programme universitaire au sein de l’UM6P.
4.2 Student Opportunities : une opportunité offerte et publiée par le Student Development Office (SDO) pour le compte des départements de l’UM6P et des partenaires externes, conçue pour fournir une expérience professionnelle tout en préservant le cursus académique.
4.3 Student Development Office (SDO) : Student Development Office, est le département responsable de la gestion et de la coordination des student opportunities à l’UM6P. Le SDO relève de la Student Affairs Division.
4.4 Contrat de prestation de services : Un contrat bipartite géré par le SDO pour une prestation de services, signé par les étudiants participant au programme student opportunities et l’UM6P.
4.5 Département ordonnateur : le département de l’UM6P qui initie et supervise le déroulement de la mission et l’exécution du volume horaire réalisée en collaboration avec le SDO.
4.6 Partenaire : Une entreprise, fondation ou tout autre organisation qui fait appel à l’UM6Ppour des student opportunities.
SECTION 5 PROCEDURES
5.1 Offre et publication des student opportunities
5.1.1. Les départements de l’UM6P identifient leurs besoins en termes de student opportunities :
5.1.1.1. Les missions proposées peuvent varier en durée et en nature. Ces missions peuvent être des visites guidées du campus, accueil/accompagnement, études de marché, création graphique, création vidéo, travaux photo, prospection sur un sujet spécifique, aide à la recherche, aide à la gestion de projet, etc.
5.1.1.2. Chaque offre de student opportunities est publiée par le SDO, aucune offre ne peut être proposée directement aux étudiants. Pour les offres qui concernent les visites guidées, elles ne nécessitent pas de publication. En effet, une sélection et appel à candidature se font périodiquement pour la constitution de base de données reposant sur des critères de sélection établis au préalable avec le département communication. Cette base de données permet de faire face aux
imprévus et demandes urgentes du management.
5.1.1.3. Le SDO fait un appel une ou deux fois par année pour sélectionner des
étudiants ambassadeurs.
5.1.1.4. Dans des cas exceptionnels, un étudiant peut être sélectionné directement. Cette exception doit être justifiée par écrit par le département demandeur (compétences particulières de l’étudiant, expérience, etc.).
5.2 Processus de sélection
5.2.1. Le SDO lance régulièrement des appels à candidatures en fonction des besoins, tout en s’assurant du respect total d’équité entre tous les étudiants de l’UM6P.
5.2.2. Les étudiants intéressés par les offres publiées par le SDO candidatent dans un délai imparti
5.2.3. Le SDO effectue une présélection des candidatures reçues.
5.2.4. Les candidatures présélectionnées sont transmises au département concerné.
5.2.5. Des entretiens sont programmés avec les étudiants selon le besoin et la spécificité de la demande.
5.2.6. Le département ordonnateur procède au choix final du ou des candidats en
collaboration avec le SDO.
5.3. Exécution et suivi des student opportunities
5.3.1. La charge hebdomadaire de la mission ne doit pas dépasser 5 à 6 heures au
maximum.
5.3.2. Les départements transmettent mensuellement au SDO un fichier mentionnant le
nombre d’heures effectuées.
5.3.3. A la fin de la mission, le département ordonnateur fournit au SDO un état détaillé
de la réalisation des missions longues ou les missions au forfait.
5.3.4. Les départements ordonnateurs ont l’obligation d’informer le SDO en cas
d’abandon de la mission de la part de l’étudiant ou l’arrêt du projet par l’ordonnateur en
question.
5.4. Indemnisation des student opportunities
5.4.1. L’indemnité ne peut pas excéder 1800 dirhams par mois.
5.4.2. Les étudiants sont assurés par l’UM6P pendant l’exécution de la mission. (Dans le cadre de leur couverture étudiant)
5.4.3. Les étudiants bénéficiaires signent un contrat de prestation de services géré par le SDO. Ce contrat de prestation est régi par la réglementation en vigueur, notamment en matière de paiement de l’impôt sur le revenu et autres obligations fiscales, gérées par le département des finances.
5.4.4. Le SDO se charge de la collecte des contrats de prestation de services, la collecte des copies de CIN et de RIB, et la transmission des documents papier au département finance.
5.4.5. Le SDO est responsable de la vérification de la véracité des informations
communiqués. Aucune indemnité ne sera versée si le process de sélection n’est pas
respecté.
SECTION 6 ROLES ET RESPONSABILITES
6.1. Le SDO est le responsable de la gestion du programme des student opportunities. Il est responsable de la publication des offres, de la présélection des candidats, et de la liaison entre les étudiants, les départements et le département financier. Le SDO gère également la documentation nécessaire et supervise le processus d’indemnisation.
6.2. Les départements sont chargés d’identifier leurs besoins, de sélectionner les candidats finaux et de superviser les missions. Ils assurent le suivi des heures travaillées et fournissent les attestations nécessaires.
6.3. Les étudiants ont la responsabilité de postuler aux offres qui les intéressent, de signer les contrats de prestation de services s’ils sont sélectionnés, et d’exécuter les missions confiées. Ils doivent veiller à ce que leur mission ne compromette pas leur réussite académique.
6.4. Le département finance est responsable du traitement des documents financiers liés aux students opportunities. Il gère le paiement des indemnités et l’imputation des montants aux départements concernés.
6.5. Les documents et les informations à titre personnels collectés exclusivement par le SDO lors du process de contractualisation sont traités de manière confidentielle aussi bien par le SDO que par la DAF.
6.6. Le consentement de l’étudiant à communiquer des informations personnelles est considéré automatique lors de la remise des documents faisant objet de la contractualisation.
6.7. La Direction Juridique Groupe UM6P veille à la conformité légale des contrats de prestation de services et fournit un support juridique pour tous les aspects légaux du programme student opportunities.