Section 1: References
La présente procédure est établie conformément aux dispositions prévues par les références ci-après :
Section 2: Objectif
2.1 La présente procédure vise à fournir des directives pour le bon fonctionnement des student opportunities à l'Université Mohammed VI Polytechnique (UM6P).
2.2 Cette procédure officialise la stratégie mise en place en termes de student opportunities. Elle vise également à établir un processus standardisé pour la sélection, l'exécution et l’indemnisation des student opportunities.
Section 3: Champ d’application
3.1 Cette procédure s’applique à tous les étudiants de l’UM6P quel que soit le campus (à l’exception des doctorants), pour toutes les missions proposées en interne ou en externe. Les student opportunities en externe correspondent à des missions proposées par des partenaires externes à l’UM6P.
Definitions
1. Étudiant — Toute personne inscrite ou participant à un programme universitaire au sein de l'UM6P.
2. Student Opportunities — Une opportunité offerte et publiée par le Student Development Office (SDO) pour le compte des départements de l'UM6P et des partenaires externes, conçue pour fournir une expérience professionnelle tout en préservant le cursus académique.
3. Student Development Office (SDO) — Student Development Office, est le département responsable de la gestion et de la coordination des student opportunities à l'UM6P. Le SDO relève de la Student Affairs Division.
4. Contrat de prestation de services — Contrat bipartite géré par le SDO pour une prestation de services, signé par les étudiants participant au programme student opportunities et l’UM6P.
5. Département ordonnateur — Le département de l'UM6P qui initie et supervise le déroulement de la mission et l'exécution du volume horaire réalisée en collaboration avec le SDO.
6. Partenaire — Une entreprise, fondation ou tout autre organisation qui fait appel à l'UM6Ppour des student opportunities.
Section 5: Procedures
5.1 Offre et publication des student opportunities
5.1.1. Les départements de l'UM6P identifient leurs besoins en termes de student opportunities :
5.1.1.1. Les missions proposées peuvent varier en durée et en nature (visites guidées, accueil/accompagnement, études de marché, création graphique/vidéo, travaux photo, prospection, aide à la recherche, aide à la gestion de projet, etc.).
5.1.1.2. Chaque offre de student opportunities est publiée par le SDO, aucune offre ne peut être proposée directement aux étudiants. Pour les offres qui concernent les visites guidées, elles ne nécessitent pas de publication. En effet, une sélection et appel à candidature se font périodiquement pour la constitution de base de données reposant sur des critères de sélection établis au préalable avec le département communication. Cette base de données permet de faire face aux imprévus et demandes urgentes du management.
5.1.1.3. Le SDO fait un appel une ou deux fois par année pour sélectionner des étudiants ambassadeurs.
5.1.1.4. Dans des cas exceptionnels, un étudiant peut être sélectionné directement (justification écrite requise).
5.2 Processus de sélection
5.2.1. Le SDO lance régulièrement des appels à candidatures en fonction des besoins, en assurant l’équité entre les étudiants.
5.2.2. Les étudiants candidatent dans un délai imparti.
5.2.3. Le SDO effectue une présélection des candidatures.
5.2.4. Les candidatures présélectionnées sont transmises au département concerné.
5.2.5. Des entretiens peuvent être programmés selon le besoin.
5.2.6. Le département ordonnateur procède au choix final en collaboration avec le SDO.
5.3 Exécution et suivi des student opportunities
5.3.1. La charge hebdomadaire ne doit pas dépasser 5 à 6 heures.
5.3.2. Les départements transmettent mensuellement au SDO un fichier mentionnant le nombre d'heures effectuées.
5.3.3. À la fin de la mission, le département ordonnateur fournit au SDO un état détaillé de la réalisation.
5.3.4. Les départements ordonnateurs informent le SDO en cas d’abandon de la mission ou d’arrêt du projet.
5.4 Indemnisation des student opportunities
5.4.1. L’indemnité ne peut pas excéder 1800 dirhams par mois.
5.4.2. Les étudiants sont assurés par l’UM6P pendant l’exécution de la mission (couverture étudiant).
5.4.3. Les étudiants bénéficiaires signent un contrat de prestation de services géré par le SDO (obligations fiscales gérées par le département des finances).
5.4.4. Le SDO collecte les contrats et pièces (CIN, RIB) et transmet les documents au département finance.
5.4.5. Le SDO vérifie la véracité des informations communiquées; aucune indemnité n’est versée si le process de sélection n’est pas respecté.
Section 6: Roles et responsabilites
6.1. Le SDO est responsable de la gestion du programme (publication des offres, présélection, liaison entre étudiants/départements/finance, documentation et indemnisation).
6.2. Les départements identifient les besoins, sélectionnent les candidats finaux et supervisent les missions; ils assurent le suivi des heures travaillées.
6.3. Les étudiants postulent, signent les contrats s'ils sont sélectionnés et exécutent les missions sans compromettre leur réussite académique.
6.4. Le département finance traite les documents financiers, gère le paiement des indemnités et l'imputation des montants.
6.5. Les documents et informations personnelles collectés lors de la contractualisation sont traités de manière confidentielle.
6.6. Le consentement de l’étudiant à communiquer des informations personnelles est considéré automatique lors de la remise des documents.
6.7. La Direction Juridique Groupe UM6P veille à la conformité légale des contrats et fournit un support juridique.